Was ein Mantra mit Prioritäten setzen gemeinsam hat

Aktualisiert: März 17

In den letzten 6 Jahren ist mir im Berufsalltag und auf Projekten eins immer wieder aufgefallen:

Obwohl es tausende Tools, Hilfestellungen und Kurse zum Thema Priorisieren und Zeitmanagement gibt, fällt es doch den allermeisten Führungskräften und Teamleitern schwer effizient im Team zu priorisieren. Im Folgenden erkläre ich dir den Fehler den die meisten Teams beim Priorisieren machen und wie du ihn behebst.


In der Praxis habe ich viele Tools im Einsatz zur Priorisierung gesehen: Ampelsystem, Eisenhower Matrix, ALPEN-Methode, ABC-Methode, etc.


Die Praxis zeigt

Diese Tools haben alle eins gemeinsam: richtig angewendet helfen sie dir, deine Arbeit besser zu strukturieren, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, zu delegieren etc. Auf der negativen Seite haben sie ebenfalls eins gemeinsam: jeder kennt leichte Abwandlungen der Tools und jeder interpretiert zum Beispiel Kategorien wie rot, gelb, grün leicht bis gravierend unterschiedlich. Beim Ampelsystem habe ich in zahlreichen Meetings festgestellt, dass besonders die Farben gelb und rot schwierig sind für die meisten Teams zu definieren.

Was bedeutet denn genau, wenn ein Task auf rot ist? "Management attention needed" Und was genau bedeutet "Management attention needed"? Heißt das, die nächst höhere Führungskraft muss Bescheid wissen? Muss das Thema in den Steuerungskreis? Muss der Abteilungsleiter eine Entscheidung treffen oder Blockaden beheben? Dies sind nur einige wenige Beispiele der zahlreichen Auslegungen, die ich in den letzten Jahren erlebt habe. Management attention kann also heißen, wir reporten und dann passiert weiter nichts, oder es kann heißen wir reporten und es folgt ein ToDo.


Die einfache Lösung

Die Lösung für sämtliche Tools ist so einfach wie wirkungsvoll und besteht für die Implementierung aus zwei Aspekten: Transparenz und Eineindeutigkeit. Für die Umsetzung sogar nur aus einem Aspekt den ich das "Mantra" nenne.


Eineindeutigkeit

Beim Aufsetzen eines Projektes oder eines Teams ist es essentiell, dass Priorisierungstools (z.B. das Ampelsystem) eineindeutig definiert werden. Das sieht in der Praxis so aus, dies ist nur ein Beispiel, je nach Organisation kann die Definition variieren: Rot bedeutet "Das Problem kann im Team nicht allein gelöst werden. Die nächst höhere Führungskraft muss handeln/entscheiden." => Eineindeutigkeit


Transparenz

Der Projektleiter, die Führungskräfte und das Team müssen sicherstellen, dass von Anfang an in allen Meetings die Definition auch besprochen wird. So können Nachfragen und Verständnisfragen und Beispiele geklärt werden. Im kompletten Team das mit dieser Systematik arbeitet muss Einigkeit über die Definition bestehen. Essentiell ist, dass diese Definition auch immer dokumentiert und sichtbar für alle ist. Es sollte immer eine Legende geben die daran erinnert, was die Definition ist.


Das Mantra

Viele Projekte laufen über lange Zeiträume mehrere Monate oder aber Jahre. In dieser Zeit kommt es auch häufig dazu, dass neue Kollegen ins Team kommen bzw. das Team verlassen. Daher ist es wichtig, dass Führungskräfte, Projektleiter und das Team selber immer wieder sicher gehen, dass sie noch dasselbe Verständnis haben über die Definition und neue Kollegen mit an Board holen. Es kann auch sein, dass sich die Definiton im Projektverlauf verändert, dass die Definition strenger oder weniger streng ausgelegt werden muss. Besonders in Zeiten ökonomisch Ansspannung kann das natürlich passieren.


Das Fazit

Mehr und mehr Unternehmen stellen Stück für Stück auf agile Arbeitsweisen um. Das hat einen wesentlichen Vorteil. Teams erhalten eine explizite Rolle, die es so vorher nicht gab: den Scrum Master. Teil seiner Aufgabe ist es, genau für diese Eineindeutigkeit und Transparenz zu sorgen. Allein durch diese kleine Änderungen lässt sich im Team viel Stress reduzieren.

Was sind deine Erfahrungen? Teile sie unten in den Kommentaren.

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